Todos nós cometemos erros, certo? Alguns pequenos, outros grandes, uns pessoais e outros nos negócios. Só que um grande erro cometido em uma empresa pode ter implicações profundas, tanto em você, pessoalmente, mas principalmente em sua organização.
O Orçamento Empresarial tem este papel, apoiar as lideranças a reduzirem os erros na alocação dos recursos, orientando a empresa para sua estratégia, assim, proporcionar um plano bem pensado e justificado, que una a estratégia da organização e seja útil aos gerentes de departamento, é o objetivo chave e que a maioria das instituições está tentando alcançar.
Nossa prática reiterada em apoiar líderes e organizações na implementação do orçamento empresarial nos possibilitou descobrir formas de atingir esses objetivos e, principalmente, saber quais erros recorrentes podem ser evitados. Estes erros são, infelizmente, comuns e costumam estar (por diversos motivos) exatamente no ponto cego das próprias pessoas e áreas responsáveis pela função de orçamento empresarial.
1) Não considerar o orçamento como processo de 'missão crítica' para a organização
No mundo de hoje, a criação de um orçamento empresarial bem embasado e que apoie o plano estratégico não é algo "bom de ter"... É algo que "se deve ter"!
As organizações que não tratam de orçamento e planejamento como uma aplicação de 'missão crítica' estão condenadas a viver com um planejamento pobre, cheio de problemas e que provavelmente não será seguido pelos gerentes e suas equipes.
2) Tratar todos os gestores e departamentos da mesma forma
Diferentes pessoas pensam sobre seus departamentos de forma diferente, de acordo com sua formação e suas necessidades operacionais.
É um erro comum fornecer premissas orçamentárias únicas, sem avaliar as necessidades de seus diferentes usuários e departamentos. Flexibilidade no nível departamental é necessário para uma orçamentação eficaz.
3) Visualizar o processo orçamentário apenas como um plano financeiro, e não como um processo estratégico baseado na comunicação entre todas as partes
Embora o objetivo final do orçamento seja produzir um plano econômico-financeiro para a organização, o exercício principal é um processo de comunicação, com a coleta das informações necessárias para determinar como os vários departamentos auxiliarão a organização a atingir o seus objetivos estratégicos (e financiar essa estratégia com os recursos) durante o próximo exercício fiscal.
Este é um processo de comunicação entre praticamente todas as partes da empresa, que deve ser apoiado com recursos de comunicação e documentação. A falta desta documentação, como justificativas, notas explicativas, trilhas de auditoria, aprovação e fluxo de trabalho de orçamento pode impedir seriamente esse fluxo de comunicação, prejudicando os objetivos estratégicos da empresa.
4) Focar na forma e esquecer-se do conteúdo
Muitas organizações cometem o erro clássico de passar grande tempo trabalhando na criação de planilhas, relatórios, BI´s e análises gráficas lindas e detalhadas, esquecendo da real função do orçamento: análise e reflexão.
Lembre-se: a visualização das informações é importante, mas ainda mais importante é a própria informação. Se as informações que entram são imprecisas, não há ferramenta que faça mágica, o orçamento não terá a qualidade suficiente par auxiliar na tomada de decisões e entendimento de como o orçamento da sua área impacta na empresa como um todo.
5) Olhar para as árvores e não para a floresta
No processo de avaliação de premissas para a orçamentação, muitas organizações naturalmente criam uma extensa lista com uma série de problemas que a empresa deseja resolver nos próximos períodos.
No entanto, acabam se concentrando em um ponto específico que pode não funcionar exatamente da maneira desejada. Ou seja, acaba-se jogando fora toda a avaliação realizada e o plano que geraria 99% de melhorias porque uma única coisa que pode sair imperfeita, definimos isto, como "Paralisia da Perfeição".
6) Pensar no orçamento como um exercício realizado apenas uma vez por ano
Sabemos que para algumas organizações, obter uma versão de orçamento pode ser bastante doloroso. Repetir esse processo trimestralmente ou semestralmente pode parecer ainda mais desafiador, quase impossível.
Mas, se o processo de orçamento for simples e fácil, o conceito de revisões trimestrais certamente fará sentido. Isto porque os resultados reais certamente irão variar. Portanto ter uma nova visão do plano financeiro pode ser imensamente mais poderoso que depender de um plano que foi produzido 15 meses antes...
Manter o processo orçamentário como um fluxo contínuo, gerando sempre um plano 'fresco' melhora a qualidade e a confiabilidade das informações e o consequentemente poder de decisão dos gerentes de departamento.
7) Insistir no uso de planilhas para orçamentação
O Excel é indiscutivelmente uma das melhores e mais importantes ferramentas de escritório, porém não é um ambiente de desenvolvimento de sistema, muito menos um banco de dados Porém ele acaba sendo usado para a orçamentação como um 'paliativo', uma vez que os sistemas ERP não são preparados para realização do orçamento. Assim, os profissionais financeiros assumem a responsabilidade e com suas próprias mãos elaboram planilhas e tentam usar o Excel para realizar o orçamento e acompanhamento econômico-financeiro.
Só que isto acaba trazendo junto à falta de flexibilidade para o usuário, necessidade de redigitação de dados, além da possibilidade (ou melhor, probabilidade) de erros e gerenciamento de dados manual. Há sim um papel para o Excel como uma calculadora e uma lente para o banco de dados, mas ele não deve ser o sistema orçamentário primário.
8) Incorporar o orçamento empresarial no sistema ERP
O objetivo do sistema de ERP é fornecer dados operacionais. Os sistemas ERP são muito bons no processamento de transações financeiras, mas o orçamento é uma função estratégica, realizado por pessoas não-financeiras e os ERP´s não estão preparados para isto.
Neste ponto, a solução ideal é selecionar o ERP que mais se encaixe as necessidades da empresa e buscar também um sistema especializado de planejamento e orçamento econômico-financeiro.
9) Emissão de um processo de RFP para um novo sistema de orçamento
A pior maneira de selecionar um produto em que 90% ou 95% de seus usuários são pessoas não-financeiras é a de emitir uma RFP (request for proposal). Há duas razões fundamentais pelas quais RFP estão se tornando arcaicos: Primeiro, que os RFP são escritos para apoiar um processo existente, sem considerar o que pode ser novo e diferente no mercado, ou seja, não dão margem para inovação. Em segundo lugar, um RFP simplesmente não pode capturar a capacidade mais importante do sistema de orçamentação: a usabilidade.
10) Foco em funcionalidades em detrimento a experiência do usuário
Hoje, as pessoas estão acostumadas a usar aplicativos bem desenhados de empresas como Google e Apple em suas vidas pessoais. As pessoas têm pouca paciência para aplicações no local de trabalho que as deixem confusas. Funcionalidade não é mais a definição de sucesso. Usabilidade é chave.
Eliminar ou prevenir estes 10 erros vai ajudar a aprimorar significativamente o desempenho financeiro, melhorar a participação e comprometimento dos líderes de departamento nos resultados, permitir que a organização alinhe orçamento empresarial com o plano estratégico, tornando a vida mais fácil para o CEO, CFO e todos do departamento financeiro.